In deze gids vind je informatie over de functie automatisch facturen maken, waaronder de mogelijkheid om automatisch verzenden in te stellen, factuurnummering, of factuurinhoud. Automatisch factureren is een premium functie die verkrijgbaar is vanaf het Business pakket.
1. De ideale eerste stap is het instellen van de gegevens over de eigenaar van de Online Winkel. Kies in het projectoverzicht Winkelinstellingen en dan Contactinformatie.
2. Vul hier de gegevens over je bedrijf in; deze gegevens worden dan ook op de factuur weergegeven als Aanbieder.
TIP: Als je geen BTW-plichtige bent, staan deze gegevens onder het ID veld op de factuur. Als je wel BTW-plichtig bent, verschijnt hier ook de datum van de belastbare levering onder de vervaldatum. Meer informatie over BTW instellingen binnen de Online Winkel vind je hier.
3. Om het automatisch maken van facturen in te stellen, kies je in het projectoverzicht Winkelinstellingen en dan Automatische facturatie.
4. Hier kun je individuele factuur eigenschappen instellen.
TIP: De factuur wordt altijd naar de gebruiker gestuurd in de taal waarin de bestelling werd aangemaakt. Hetzelfde geldt als je de factuur handmatig vanuit het onderdeel bestellingen verstuurt. Als je de factuur echter handmatig naar je computer downloadt, zal de factuur in de projecttaal zijn.
Opties voor het instellen van automatische facturering
Algemene instellingen
Automatisch factureren
Hier kun je de automatische factureringsfunctie in- of uitschakelen. Als de functie uitgeschakeld is, worden er geen facturen aangemaakt en is er geen factuur gerelateerde informatie in bestellingsbeheer. Als je dus een ander (extern) systeem gebruikt voor het aanmaken van facturen, kun je de functie uitgeschakeld laten.
Facturen verzenden
Op dit punt kun je het automatisch verzenden van facturen naar klanten aan- of uitzetten. Als automatisch verzenden is ingeschakeld, wordt de factuur automatisch verstuurd nadat de bestelling als betaald is gemarkeerd.
BELANGRIJK: Bij betaling van de bestelling met een kaart wordt de betaling onmiddellijk na het aanmaken van de bestelling uitgevoerd en wordt meteen een factuur aangemaakt en verstuurd. Bij een andere soort betaling (zoals bankoverschrijving) wordt de factuur pas verzonden als je de bestelling als betaald markeert.
Als de functie uitgeschakeld is, kan een factuur alleen naar de gebruiker gestuurd worden met de knop in de bestelingsgegevens.
TIP: Bij Automatisch verzenden wordt een PDF bestand meegestuurd als onderdeel van de betalingsopdracht e-mail. Bij Handmatig verzenden van facturen wordt een eigen aangepaste e-mail met een PDF bestand gestuurd. Meer informatie over de automatische e-mail bewerkingsfunctie vind je hier.
Nummering
Voorvoegsel
Op dit punt stel je de vorm van de factuurnummering in. Je kunt hier willekeurige cijfers of letters gebruiken (maar geen speciale tekens zoals komma's of punten), en ook een constante (een label voor automatische datum invoer).
Het enige speciale teken dat ingevoegd kan worden is "%", want dat bepaalt het gebruik van de constante. Voor constanten kun je gebruiken:
% JJ %% MM %% DD% (de hele huidige datum, bijvoorbeeld 14. 09. 2021 wordt weergegeven in de vorm 210914)
% JJJ% (huidig jaar, zoals 2021)
% JJ% (huidig jaar in afgekorte vorm, bijvoorbeeld jaar 2021 wordt weergegeven als 21)
% MM% (huidige maand, zoals september wordt weergegeven als 09)
% DD% (huidige dag, zoals de 5e dag van de maand wordt weergegeven als 05)
Minimaal aantal tekens
Hier kun je de lengte van de cijfercode, d.w.z. de naam van de factuur, instellen. De maximale lengte van de factuurnummering is beperkt tot 12 tekens - dit aantal telt het hele voorvoegsel (handmatig ingevoerde letters of cijfers + constanten).
Begin bij
Hier stel je het startnummer binnen de factuurnummering in. De standaard instelling voor de nummering is vanaf 1. In het algemeen raden we je aan deze waarde niet te veranderen - maar als je eerder facturen hebt aangemaakt (bijvoorbeeld in een ander systeem) en binnen ons systeem verder wilt gaan, kun je het startnummer veranderen.
BELANGRIJK: De nummering van facturen wordt automatisch opnieuw ingesteld volgens de ingevoerde constanten. Als alleen de jaar constante is ingevoerd, wordt de nummering aan het eind van het jaar teruggezet. Als ook de maand constante wordt ingevoerd, wordt de nummering aan het eind van de maand opnieuw ingesteld. Als ook de dag constante wordt ingevoerd, wordt de nummering elke dag opnieuw ingesteld.
Voorbeeld van het volgende factuurnummer
Dit gedeelte toont de vorm van de factuurnummering. Deze vorm wordt dus automatisch gegenereerd op automatisch aangemaakte facturen.
Voorbeeld van instellingen voor nummering
Vul bijvoorbeeld in het Voorvoegsel "WN% MM %% YY%" in, zodat de letters WN (een voorbeeld van de afkorting Webnode) aan het begin van de naam staan, gevolgd door de huidige maand en het huidige jaar in afgekorte vorm. Stel het Minimum aantal tekens in op 12 en zet het Begin vanaf veld op 15 (bijvoorbeeld omdat in een ander programma al 14 facturen zijn aangemaakt). De uiteindelijke opmaak wordt dus "WN062100015".
Inhoud van de factuur
Bovenste tekst
Hier stel je de tekst in die bovenaan de factuur komt te staan.
Onderste tekst
De op dit punt ingevulde tekst wordt onderaan de factuur weergegeven.
Voorbeeld van een automatisch gemaakte factuur
1. Het nummer (naam) van de factuur, dat in de rubriek Nummering bewerkt wordt.
2. Informatie over de eigenaar van de Online Winkel uit de rubriek Contactinformatie.
3. Bovenstaande tekst.
4. Onderste tekst.
TIP: Indien nodig kun je bestellingen over het algemeen bewerken of eventueel handmatig aanmaken.
TIP: Binnen onze editor is het momenteel mogelijk om vrij eenvoudige facturen te maken voor betalers of niet-betalers. Voor meer geavanceerde facturering, zoals verlegging van kosten en speciale soorten grensoverschrijdende handel, of het maken van correctie documenten zal een meer geavanceerd boekhoudprogramma gebruikt moeten worden.